PENERAPAN SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI UNTUK MENINGKATKAN PROSES KERJA PADA GABUNGAN PENGUSAHA
OPTIK INDONESIA (GAPOPIN) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
Oleh:
Sukirno, Penny Rahmawaty, Amanita Novi Yushita
(Staf Pengajar Fakultas Ilmu Sosial dan
Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta)
ABSTRAK
Sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem informasi berbasis
komputer dalam melaksanakan fungsi akuntansi di berbagai organisasi bisnis. Kegiatan
pengabdian kepada masyarakat program penerapan ipteks ini bertujuan untuk
meningkatkan pengetahuan, pemahaman dan praktik akuntansi pada beberapa
perusahaan yang tergabung dalam Gabungan Pengusaha Optik Indonesia (GAPOPIN)
Daerah Istimewa Yogyakarta. Sedangkan tujuan khususnya adalah dapat membuat
laporan keuangan dan mempraktekkan program komputer untuk pencatatan (komputer
akuntansi) ssecara sederhana
Metode
untuk mencapai tujuan di atas berupa pelatihan pencatatan akuntansi secara
manual dan praktik penggunaan program komputer akuntansi untuk mempermudah
proses kerja.
Hasil kegiatan pelatihan adalah peserta dapat membuat pencatatan akuntansi
manual mulai dari bukti transaksi, jurnal, posting dan laporan keuangan berupa
neraca dan laporan laba rugi serta dapat mengoperasikan program komputer
akuntansi sederhana sehingga dapat membandingkan kinerja pencapaian hasil
(proses) antara pembukuan akuntansi manual dan menggunakan komputer. Kendala yang
dihadapi adalah peserta pelatihan belum terbiasa menggunakan komputer untuk
keperluan pencatatan transaksi keuangan sehingga cenderung untuk tetap
menggunakan pencatatan manual. Diperlukan edukasi secara terus menerus agar
dapat memberi kesadaran mengenai pentingnya penggunaan sistem informasi
akuntansi untuk meningkatkan proses kerja.
Kata kunci: Sistem
Informasi Akuntansi
ABSTRACT
Accounting information system is a computer-based information system that
carries accounting functions out the business organizations. Public service
activities under science and technology application program is intended to hike
knowledge, understanding, and accounting practice on the companies grouped in
Indonesian Optical Entrepreneur Association (known as Gabungan Pengusaha Optik
Indonesia = GAPOPIN) in the special district of Yogyakarta. Besides, the
objectives of this service are to assist financial reporting and transaction
recording manually and practicing of a simple computerized-accounting program.
The methods to make the objectives are training financial reporting and
transaction recording manually and practicing of a simple computerized-accounting
program.
Service results of the implementation of accounting information system
are participants could record business transactions manually from business
papers recording, journalizing, and posting, as well as financial reporting
such as balance sheet and income statement and they can operate a simple
computer-based accounting. They could compare their performances of both,
manual and computerized approach. Public service activities faced a problem
because of the participants did not accustom to use a computer for transaction
recording. But it is hoped that sustainable education will be able to improve
the importance of accounting information system in promoting company’s
performance.
Keyword: Accounting
Information System
PENDAHULUAN
Analisis Situasi
Dewasa ini peranan
sistem informasi dalam suatu organisasi tidak dapat diragukan lagi. Dukungannya
dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Selain itu
dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini telah banyak membawa
perubahan dalam proses bisnis. Operasional bisnis menjadi semakin mudah, cepat
dan dapat mengurangi tingkat kesalahan yang disebabkan oleh faktor manusia (human error). Salah satu bidang yang
terkait erat dengan pemanfaatan teknologi informasi ini adalah bidang
akuntansi. Proses pencatatan transaksi keuangan biasanya dilakukan secara
manual dan membutuhkan ketelitian dan kejelian dari tenaga kerja (karyawan).
Penggunaan komputer untuk mengolah data akuntansi sebagai sebuah alat bantu saat
ini menjadi suatu kebutuhan tersendiri.
Selain perubahan yang disebabkan
oleh teknologi, perusahaan-perusahaan menjawab lingkungan persaingan bisnis
yang meningkat dengan cara memeriksa kembali setiap kegiatan internal, dalam
upaya untuk mendapatkan tambahan nilai (value added) dengan biaya
minimal. Oleh karena itu kegiatan akuntansi tidak hanya bersifat melaporkan
hasil kegiatan di masa lampau, tetapi juga harus proaktif dalam memberikan dan
menginterpretasikan informasi keuangan dan non keuangan dari berbagai kegiatan
organisasi.
Gabungan Pengusaha Optik Indonesia, yang biasa disebut secara singkat
GAPOPIN, adalah organisasi yang mewadahi para pengusaha optikal maupun
pengusaha barang-barang keperluan optikal. Organisasi ini didirikan di Jakarta
pada tanggal 29 Oktober 1959, dan berkedudukan serta berkantor pusat di
Jakarta, dengan cabang-cabang kepengurusan di setiap propinsi di Indonesia.
Salah satunya adalah yang terdapat di Provinsi DIY. Sebagai suatu organisasi, GAPOPIN bertujuan untuk memupuk rasa kebersamaan
dan kekeluargaan diantara para pengusaha optik, melindungi kepentingan anggota
dari persaingan yang tidak sehat. Sampai
saat ini jumlah anggota GAPOPIN DIY sebanyak 86 pengusaha yang tersebar di
seluruh wilayah DIY.
Dalam perjalanan bisnisnya,
perusahaan tentu juga menghadapi kendala dalam proses pencatatan dan pencatatan
transaksi keuangannya. Banyaknya jenis dan macam barang yang dijual menjadikan
kegiatan akuntansi semakin rumit, ditambah lagi dengan karyawan yang kurang
menguasai proses pencatatannya.
Dari uraian di atas terlihat
betapa pentingnya pengetahuan dan praktek pencatatan (akuntansi) yang baik dan
benar secara manual maupun dengan menggunakan program komputer sederhana
sehingga dapat meningkatkan proses kerja bidang akuntansi. Kegiatan pengabdian
kepada masyarakat yang berkaitan dengan penerapan ilmu pengetahuan, teknologi
dan seni pada usaha kecil ini adalah berupa pelatihan pencatatan secara manual
dan dilanjutkan dengan pemanfaatan program komputer akuntansi untuk mempermudah
operasional usaha.
Tujuan dan Manfaat
Kegiatan pengabdian
kepada masyarakat program penerapan ipteks ini bertujuan untuk meningkatkan
pengetahuan, pemahaman dan praktek akuntansi pada beberapa perusahaan yang
tergabung dalam GAPOPIN Yogyakarta.
Sedangkan tujuan khususnya antara lain membantu pembuatan laporan
keuangan dan pencatatan akuntansi secara manual dan mempraktekkan program
komputer untuk pencatatan (komputer akuntansi) sederhana
Melalui pemanfaatan
sistem informasi akuntansi khususnya program komputer akuntansi dapat
meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pekerjaan bidang akuntansi.
Sedangkan bagi perusahaan (khalayak sasaran), kegiatan ini akan memberikan
pengetahuan akuntansi yang lebih mendalam dan dapat menggunakan alat bantu
komputer dalam proses akuntansi. Jika sebelumnya perusahaan memerlukan waktu
yang relatif lama untuk melakukan proses akuntansi (penjurnalan, posting ke
buku besar, laporan) dengan tingkat kesalahan yang relatif tinggi, maka setelah
pelatihan dan praktek dengan menggunakan
program komputer akuntansi akan dapat mempercepat waktu pengerjaan
transaksi dan pelaporannya dengan tingkat kesalahan yang relatif kecil.
Landasan Teori
Sistem akuntansi
adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian
rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi,1993:3). Unsur sistem akuntansi
pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku
pembantu, serta laporan.
- Formulir
Formulir merupakan dokumen yang
digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan
istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam
organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering
pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk
mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan
formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya
sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah : faktur penjualan, bukti
kas keluar, dan cek. Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk merekam pertama
kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper form). Dalam sistem akuntansi dengan komputer (computerized system) digunakan berbagai
macam media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan
akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan
meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam
jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama
kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang
akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini terdapat pula
peringkasan data, yang hasil peringkasannya (berupa jumlah rupiah transaksi
tertentu) kemudian di-posting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan,
dan jurnal umum.
3. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan
untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur
informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini
di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan,
di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk
penyajian laporan keuangan.
4. Buku Pembantu
Jika data keuangan yang
digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk
buku pembantu (subsidiary ledger).
Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data
keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar
dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi
lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku
besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan
akuntansi akhir karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku
tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan.
5. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi
adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan
perubahan modal, laporan harga pokok penjualan, daftar saldo persediaan yang
lambat penjualannya.
Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) merupakan suatu sistem informasi berbasis komputer dalam
melaksanakan fungsi akuntansi di berbagai organisasi bisnis (Winarno, 1994:19).
SIA didesain untuk mengumpulkan, memroses dan menyimpan data kegiatan bisnis
agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. SIA
terdiri dari 5 komponen, yaitu: (1) orang-orang yang mengoperasikan sistem
tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi; (2) prosedur-prosedur, baik manual
maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan
menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi; (3) data tentang
proses-proses bisnis organisasi; (4) software yang dipakai untuk memproses data
organisasi; (5) infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan
pendukung (peripheral device) dan
peralatan untuk komunikasi jaringan.
Kelima komponen ini secara
bersama-sama memungkinkan suatu SIA memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam
organisasi, yaitu :
- Mengumpulkan
dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh
organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut
dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut agar pihak
manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat
meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi.
- Mengubah
data menjadi informasi yang berguna bagi manajemen untuk membuat keputusan
dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
- Menyediakan
pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk
data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat
dibutuhkan, akurat, dan andal.
METODE PENGABDIAN
Penguasaan pengetahuan dan
praktek pencatatan (akuntansi) yang baik dan benar secara manual maupun dengan
menggunakan program komputer akuntansi akan dapat meningkatkan proses kerja
bidang akuntansi. Untuk memecahkan permasalahan di atas digunakan beberapa metode
yaitu pelatihan pencatatan akuntansi secara manual dan praktik penggunaan program
komputer akuntansi sederhana. Metode tersebut dapat dilihat dalam tabel
berikut:
|
Awal
|
Middle
|
Outcome
|
|
Perusahaan
masih menggunakan sistem pencatatan akuntansi secara manual untuk pencatatan
transaksi keuangan
|
a. Pelatihan di tempat
kerja (in-job training) mengenai
sistem pencatatan akuntansi yang baik dan benar secara manual
b.Pelatihan program
komputer akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan
|
Tersedia program komputer akuntansi yang dapat digunakan
untuk mempercepat proses kerja bidang akuntansi
|
Pelatihan pencatatan dan
pembukuan akuntansi secara manual bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada
peserta tentang proses pembukuan yang benar. Aktivitas ini dimulai dari
mengumpulkan bukti-bukti transaksi yang berupa nota pemesanan, faktur pembelian
dan faktur penjualan. Langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan akuntansi
yaitu penjurnalan yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Setelah
proses jurnal selesai dilanjutkan posting
ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan
untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening
dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan
disajikan dalam laporan keuangan. Selain buku besar juga dibutuhkan buku
pembantu (subsidiary ledger). Buku
pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan
yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam
buku-buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan
keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, dan
laporan harga pokok penjualan.
Setelah proses pencatatan secara
manual dipahami dengan baik maka dilanjutkan dengan pengenalan penggunaan
program komputer akuntansi. Program komputer yang dirancang menggunakan Microsoft Office Excel
yang mudah dipahami oleh pengguna. Beberapa akun yang digunakan untuk proses
pencatatan transaksi adalah Daftar Rekening yang Digunakan (Chart of Account),
Jurnal (Journal), Akumulasi (Accumulation), Buku Besar (Ledgers),
Penghitungan Penyusutan (Depreciation), dan Laporan Keuangan (Financial
Statement). Hasil dari kegiatan pelatihan adalah proses kerja bidang
akuntansi dapat lebih optimal.
HASIL PENGABDIAN DAN PEMBAHASAN
Kegiatan
pelatihan pencatatan pembukuan akuntansi secara manual
dimulai dari bukti-bukti transaksi yang berupa nota, kuitansi maupun
faktur. Bukti transaksi tersebut
kemudian dijurnal sesuai dengan pos atau akun yang telah ditentukan. Proses
berikutnya adalah memasukkan ke buku besar dan buku pembantu. Dari aktivitas
tersebut akan menghasilkan laporan perhitungan harga pokok penjualan, laporan
laba rugi dan neraca.
Untuk kepentingan program ini
dipilih tiga perusahaan optik yang tergabung dalam GAPOPIN Kota Yogyakarta.
Perusahaan yang dipilih adalah perusahaan optik skala kecil dan menengah dengan
pertimbangan bahwa mereka masih menggunakan sistem pembukuan sederhana (hanya
mencatat order/pesanan), tidak melakukan proses pencatatan yang lengkap
(membuat buku besar, buku pembantu) sehingga kesulitan untuk membuat laporan
keuangan.
Rancangan sistem akuntansi
yang dibuat meliputi tiga bagian, yaitu output,proses dan input. Pada bagian
output terdiri dari laporan keuangan berupa neraca, laporan laba rugi dan
laporan perubahan modal, sedangkan bagian proses meliputi perancangan buku
jurnal, buku besar dan buku pembantu. Bagian input berupa bukti transaksi atau
dokumen yang digunakan.
a. Bagian output yang dihasilkan dari proses
transaksi berupa:
b. Bagian proses antara lain terdiri dari:
Jurnal
Buku Besar dan buku pembantu
c. Bagian Input
antara lain terdiri dari bukti transaksi sebagai berikut:
Bukti Transaksi
|
FAKTUR PENJUALAN
No. 51/FJ/2007
Kepada
Ref.Pesanan : 58/SW/X/07
Yth. TOP OPTIK
Tgl : 3 Nov 2007
Jl. Bausasran 17 Yogyakarta Termin :
2/10, n/30
Penjual : Bernadeta
|
Satuan
|
Kode Barang
|
Nama Barang
|
Harga
|
Jumlah
|
|
9
|
LD-01
|
Lensa Double FT FG MC
|
300.000
|
2.700.000
|
|
6
|
LD-02
|
Lensa Double Cylinder
|
375.000
|
2.250.000
|
|
6
|
LR-01
|
Lensa
CR Double MC
|
375.000
|
2.250.000
|
|
4
|
FR-01
|
Frame
Robertino
|
400.000
|
1.600.000
|
|
11
|
FD-01
|
Frame
Rodenstock
|
425.000
|
4.675.000
|
|
|
|
|
Total
|
13.475.000
|
Dibuat oleh, Disetujui
oleh,
Adm. Pemasaran Direktur
Pipit Lesmana
KESIMPULAN DAN
SARAN
Kesimpulan
Tujuan dilaksanakannya kegiatan
PPM ini adalah untuk memberikan pemahaman kepada para pengusaha optik yang
tergabung dalam GAPOPIN DIY khususnya pengusaha kecil tentang pentingnya sistem
informasi akuntansi untuk membuat laporan keuangan yang sifatnya internal
maupun eksternal. Jika sebelumnya perusahaan memerlukan waktu yang relatif lama
untuk melakukan proses akuntansi (penjurnalan, posting ke buku besar, laporan
keuangan) dengan tingkat kesalahan yang tinggi, maka setelah pelatihan dan
praktek dengan menggunakan program komputer akuntansi dapat mempercepat waktu
pengerjaan transaksi dan pelaporannya dengan tingkat kesalahan yang relatif
kecil sehingga dapat meningkatkan proses kerja. Sistem informasi akuntansi yang dibuat ini juga dapat diterapkan pada semua
bidang usaha.
Saran
Program pengabdian kepada masyarakat dalam bentuk
pelatihan pembukuan manual dan penggunaan komputer akuntansi sangat bermanfaat
bagi usaha kecil untuk meningkatkan proses kerja. Dalam kenyataannya, masih
banyak perusahaan yang kurang menyadari pentingnya melakukan pencatatan dan
pembukuan transaksi secara benar. Oleh karena itu edukasi
kepada mereka harus terus dilakukan melalui kegiatan pelatihan lanjutan.
Pendampingan pasca program masih diperlukan agar mereka dapat mengaplikasikan
ilmu pengetahuan yang diperoleh selama pelatihan untuk memperbaiki proses
kerjanya.
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi, 1993, Sistem
Akuntansi, Edisi 3. Yogyakarta:STIE YKPN.
Romney, Marshall B,
Steinbart Paul John, 2005. Accounting Information Systems,
Sistem Informasi Akuntansi (Terjemahan),
Edisi 9. Jakarta: Salemba Empat.
Winarno, Wing Wahyu, 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta :
STIE YKPN.
BIODATA
PENULIS UTAMA
1. Nama lengkap dan gelar akademik : Sukirno, M.Si
2. Tempat dan Tanggal Lahir :
Boyolali, 14 April 1969
3. Jenis Kelamin :
Laki-laki
4. Fakultas/Jurusan/ProgramStudi/Pusat :
FISE/Pend. Akuntansi/Pend.Akuntansi/UNY
5. Pangkat / Golongan / NIP :
Pembina / IV a / 132093044
6. Bidang keahlian :
Akuntansi
7. Kedudukan dalam Tim :
Ketua
8. Alamat Kantor :
Jurusan Pendidikan Akuntansi FISE
UNY, Karangmalang, Yogyakarta
Telepon :
(0274) 586168 ext. 296
Alamat
Rumah :
Jl. Merpati 222 Tempelan Ketandan
Banguntapan Bantul
Telepon :
(0274) 452427
HP :
08122755756
9. Pengalaman dalam bidang Pengabdian Kepada Masyarakat :
|
No
|
Uraian Kegiatan
|
Tahun
|
|
1
|
Pembinaan dan
Pengembangan kemampuan Manajerial Ta’mir Masjid Desa Purwomartani Kalasan
Sleman sebagai Salah Satu Wahana Perwujudan Peran Masjid dalam Meningkatkan
Kehidupan Ritual dan Sosial Umat
|
1999
|
|
2
|
Pelatihan
Manajemen Pembukan dan Sistem Informasi Pengurus Koperasi ASEM GEDE Kecamatan
Jetis, Kodya Yogyakarta.
|
2000
|
|
3
|
Penataran Sistem
Informasi Akuntansi dan Aplikasi Komputer Akuntansi bagi Siswa SMK sebagai
Media untuk Meningkatkan Wawasan Adopsi Teknologi Informasi dalam Bidang
Akuntansi
|
2001
|
|
4
|
Penataran
Aplikasi Komputer dan Perpajakan bagi Guru SMK sebagai Sarana pembelajaran
untuk Meningkatkan Wawasan Adopsi Teknologi Informasi dalam Bidang Akuntansi
dan Undang-Undang Perpajakan Baru
|
2002
|
|
5
|
Pelatihan
Komputer Akuntansi dan Sistem Informasi Akuntansi bagi Pengusaha Konveksi
Anggota KOPINKRA AMKKY Yogyakarta
|
2004
|
|
6
|
Pelatihan Kewirausahaan dan Life Skill Development
Berbasis Sistem bagi Muda-Mudi Karang Taruna Dusun Pucang Anom Kecamatan
Ngemplak Kabupaten Sleman Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta
|
2006
|
